文種概述

　　會議紀要的含義

　　會談紀要是適用記載和表達會議主要精神和議定事項的行政公文。比較重要的會議的主要精神和議定事項需要傳達，一般都用會議紀要來行文。

　　會議紀要容易和會議記錄相混淆，其實，二者有著本質(zhì)的不同，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

　　首先，從文體性質(zhì)來看，會議紀要是正式的公文文種，而會議記錄只是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文。

　　其次，從內(nèi)容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議上的情況都要一一記錄下來;而會議紀要有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內(nèi)容。

　　其三，從形成的過程和時間方面看，會議記錄是隨著會議的進行過程同步產(chǎn)生的，而會議紀要則要在會議后期、甚至會議結(jié)束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成。

　　會議紀要通過記載會議的基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統(tǒng)一認識，在會后貫徹落實。會議紀要基本上是下行文，但與會單位不一定是召集會議機關(guān)的下屬，有時是會協(xié)作單位，所以它作為下行文是相對而言的。事實上，會議紀要有時要向上級機關(guān)呈報，有時向同級機關(guān)發(fā)送，有時向下級機關(guān)下發(fā)。

　　會議紀要的種類

　　根據(jù)會議性質(zhì)，會議紀要可分為辦公室會議紀要和專題會議紀要兩類。

　　辦公會議紀要 辦公會議紀要是記載和傳達由機關(guān)、單位召開的行政辦公會議的紀要。它主要用來反映領(lǐng)導機關(guān)開會研究問題、部署工作的情況，其作用是為機關(guān)、單位工作的開展提供具體的指導和依據(jù)。

　　專題會議紀要 專題會議紀要是指各種各樣的交流會、座談會、研討會的紀要。這類紀要，有的起通報會議情況的作用，使有關(guān)人員盡快知道會議基本情況和主要精神;有的具有指導作用，其傳達的會議精神，可對有關(guān)方面的工作予以指導。

　　寫作格式

　　標題

　　會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。

　　單標題 由“會議名稱加文種”構(gòu)成，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》

　　雙標題 由“正標題加副標題”構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。

　　正文

　　會談紀要的正文大多由導言和主體構(gòu)成，具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。

　　開頭

　　主要用于概述會議基本情況。辦公會議屬于例會，開頭可以寫得比較簡單，但其他會議則要介紹召開會議的根據(jù)或者目的、時間、人員、主要活動和收獲等。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。

　　主體

　　集中表述會議主要情況和議定事項，這是會議紀要的核心部分，主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：

　　條文式定法。按議定事項寫，就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。

　　綜述式寫法。按問題寫，就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀要多用這種寫法。

　　摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。 (李林 輯)